Ik ben Beata van Etten, verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen HealingTherapie. Mijn praktijk is gevestigd aan de Vermeerlaan 40, 1231 AP Loosdrecht. Voor vragen of verzoeken over je gegevens: info@healingtherapie.nl of 06 43106917.
Welke gegevens gebruik ik en waarom?
- Contact en afspraken: je naam, e-mailadres, telefoonnummer, gekozen sessie en informatie die je zelf verstrekt. Hiermee beantwoord ik je vraag en bereid ik onze afspraak voor. Dit gebeurt voor het aangaan of uitvoeren van onze overeenkomst.
- Astrologie: je geboortedatum, zo exact mogelijke geboortetijd en geboorteplaats, voor de voorbereiding en bespreking van je horoscoop. Deze gegevens worden bij de keuze voor een astrologisch consult gevraagd. Is de geboortetijd onbekend, dan bespreken we dat.
- Begeleiding en evaluatie: de informatie die nodig is om je zorgvuldig te begeleiden, inclusief de waargenomen vorderingen of veranderingen en, na healing, het telefonische evaluatiegesprek rond drie weken. Ik noteer dit met pen op je uitgeprinte aanmeldformulier. Dit vormt je papieren cliëntdossier.
- Administratie en betaling: noodzakelijke contact-, factuur- en betaalgegevens, voor de overeenkomst en mijn wettelijke administratieplicht.
- Nieuwsbrief: de gegevens die je zelf bij aanmelding opgeeft, waaronder je naam en e-mailadres, en de registratie van je aanmelding en afmelding. Dit gebruik is gebaseerd op je afzonderlijke toestemming.
- Herkomst van aanvragen: als je vrijwillig invult hoe je HealingTherapie hebt gevonden, gebruik ik dit om mijn bereik te begrijpen. Contact via WhatsApp, telefoon of een formulier is iets anders dan het kanaal waarop je mij ontdekte. Ik gebruik hiervoor geen inhoudelijke gezondheidsnotities.
Verstrek alleen wat nodig is. Deel geen uitgebreide medische informatie via websiteformulieren of sociale media. Een vraag of sessieaanvraag kan ook worden afgehandeld zonder toestemming voor de nieuwsbrief.
Gevoelige informatie
Informatie over je gezondheid is extra beschermd. Ik beperk deze gegevens tot wat noodzakelijk is voor passende begeleiding en behandel ze vertrouwelijk. Voor verwerking is naast een grondslag onder de AVG ook een geldige uitzondering op het verbod op verwerking van gezondheidsgegevens nodig. Voor zover de zorgwetgeving daarin voorziet, gebeurt dit voor de noodzakelijke zorgverlening en wettelijke dossierplicht; waar uitdrukkelijke toestemming nodig is, vraag ik die afzonderlijk. Een algemene instemming met voorwaarden is daarvoor niet automatisch voldoende.
Papieren dossier en digitale aanmelding
Je aanmeldgegevens worden digitaal via de website ontvangen en kunnen in de beveiligde websiteadministratie en bijbehorende e-mail staan. De inhoudelijke aantekeningen over de begeleiding en evaluatie maak ik op het uitgeprinte formulier. Ik beperk de toegang tot gegevens tot wat nodig is voor de betreffende taak. Een kanaaloverzicht voor aanvragen bevat geen overgenomen gezondheidsnotities.
Ik neem organisatorische en technische maatregelen om ongeoorloofde inzage, verlies en openbaarmaking te voorkomen. Voor papieren dossiers horen daar veilige opslag en vertrouwelijke vernietiging bij. Heb je een vermoeden dat je gegevens onveilig zijn verwerkt, neem dan contact met mij op.
Met wie kunnen gegevens worden gedeeld?
Ik verkoop je gegevens niet. Voor websitehosting, formulieren, e-mail, administratie en eventuele nieuwsbriefverzending kan noodzakelijke ondersteuning door dienstverleners plaatsvinden. Zij mogen gegevens alleen verwerken binnen hun opdracht en de toepasselijke privacyafspraken. Met partijen die voor mij als verwerker optreden zijn passende verwerkersafspraken nodig. Als een dienst gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, moeten daarvoor de vereiste waarborgen gelden.
Je nieuwsbriefaanmelding wordt via de website geregistreerd. Voor het beheren van inschrijvingen en verzenden van nieuwsbrieven kan Mailchimp worden gebruikt. Verzending vindt alleen plaats op basis van een gecontroleerde inschrijving en toestemming. Bij gebruik van Mailchimp geldt ook de informatie over de verwerking door Mailchimp.
Bij een klacht kan noodzakelijke informatie worden gedeeld met de betrokken klachtenfunctionaris of geschilleninstantie, binnen de toepasselijke klachtenregeling en vertrouwelijkheidsregels. Andere gegevensverstrekking vindt alleen plaats met een geldige grondslag, bijvoorbeeld wanneer de wet dit verplicht of met jouw passende toestemming.
Hoe lang bewaar ik gegevens?
- Behandeldossiers: voor dossiers waarop de WGBO van toepassing is, geldt in beginsel twintig jaar vanaf de laatste wijziging, of langer als goede zorg of een wettelijke uitzondering dat vereist. Een verzoek tot vernietiging wordt beoordeeld volgens de daarvoor geldende regels.
- Overige consult- en contactgegevens: alleen zolang die noodzakelijk zijn voor de afgesproken begeleiding, afhandeling van je vraag of een gerechtvaardigde vervolg- of bewijsbehoefte. De medische bewaartermijn geldt niet automatisch voor elk los astrologisch consult. Alleen de mogelijkheid dat iemand ooit terugkomt rechtvaardigt geen onbeperkte bewaring.
- Financiële administratie: de wettelijke fiscale bewaartermijn, in de regel zeven jaar voor de basisadministratie.
- Nieuwsbrief: voor verzending zolang je ingeschreven bent. Na afmelding stopt de verzending. Een minimale registratie kan nodig blijven om je afmelding te respecteren of toestemming en naleving te kunnen aantonen.
Ik beoordeel welke gegevens nog nodig zijn. Verwijdering uit actieve systemen en het verlopen van bestaande back-ups kunnen verschillende momenten hebben.
Nieuwsbrief, serviceberichten en reviews
De nieuwsbrief verschijnt tweemaandelijks. Aanmelden daarvoor staat los van een sessie. Afmelden kan via de link in een verzonden nieuwsbrief of via mijn praktijkmail. Afspraakbevestigingen en noodzakelijke serviceberichten zijn geen nieuwsbrief. Een eventuele reviewvraag is vrijwillig; ik publiceer geen herkenbare cliëntervaring of foto zonder passende toestemming. In een openbaar reviewplatform bepaal je zelf welke informatie je deelt.
Website en sociale media
Bij websitegebruik kunnen technische gegevens worden verwerkt voor werking en beveiliging. Voor niet-noodzakelijke trackingcookies en vergelijkbare technieken is toestemming nodig waar de wet dat vereist. Eventuele bezoekstatistieken mogen alleen binnen de toepasselijke privacyregels worden gebruikt. Links naar sociale media en kaarten brengen je naar diensten met hun eigen privacyvoorwaarden. Deel via die diensten geen gevoelige dossierinformatie. Ik neem geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten die juridische of vergelijkbaar belangrijke gevolgen voor jou hebben.
Jouw privacyrechten
Je kunt vragen om inzage, een kopie of correctie van je gegevens. Ook kun je, waar van toepassing, verzoeken om verwijdering, beperking of overdracht, bezwaar maken of eerder gegeven toestemming intrekken. Intrekken maakt eerder rechtmatig gebruik niet onrechtmatig. Sommige gegevens moeten door een wettelijke plicht bewaard blijven; ik licht dat toe als dit voor je verzoek geldt.
Stuur je verzoek naar info@healingtherapie.nl. Ik reageer in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek kan de wettelijke termijn worden verlengd; ik informeer je daarover tijdig. Om je gegevens te beschermen kan ik een passende identiteitscontrole vragen. Stuur niet ongevraagd een volledige kopie van je identiteitsbewijs. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
Bij een wijziging van mijn werkwijze werk ik deze verklaring bij. Nieuwe toestemming vraag ik wanneer dat nodig is. Een tekstwijziging geeft mij niet automatisch toestemming voor een nieuw gebruik van je gegevens.